Töölähetus (II osa)

Eelmisele lähetusteemale lisaks on terve hulk nüansse, mida lähetuste korral arvestama peab. Siin loetelus on üks osa neist.

Küsimus1:
kuidas tõendada lähetuse toimumist, kui kulusid ei ole (näiteks sõidab töötaja hommikul oma autoga Lätti ja õhtul tagasi) - maksuametil võib sel juhul tekkida kahtlus, et äkki on päevarahasid makstud ilma lähetuseta?

Vastus1:
Esimene kinnitus on töölähetuse otsus (seadus nõuab nagunii), aga see ei pruugi alati piisav olla.
Edasi on küsimus maksuametniku veenmises. Selleks sobivad kõik tõendid (ei pea olema raamatupidamislikud), mis lähetusega otsapidi seotud on. Näiteks sihtkohas sõlmitud lepingud, aruanded, kaasa toodud materjalid, tehtud fotod, kohapealsete ostude tsekid (ei pea olema ettevõtlusega seotud, aga lähetust võivad tõendada küll).

Küsimus2:
Kui töötaja käib töölähetuses isikliku autoga, siis kas ja kuidas saab kompenseerida?

Vastus:
Kompenseerimiseks tuleb töötajal tuua kütusetsekk ja lähetusaruandesse kirjutada arvestus, kui suur osa sellest oli lähetusega seotud (s.t. kui palju sõitis ta lähetusega seotud kilomeetreid).

Küsimus3:
Töötaja sõidab taksoga lennujaamast kesklinna - kas see hüvitatakse 35% reegli alusel või on see piiramata?

Vastus3:
See käib tavapäraste sõidukulude hulka ja hüvitatakse ilma piiranguteta. Samamoodi hotellist konverentsikeskusesse sõit läheb sõidukuludesse (mitte 35% alla), sest töötaja lähetatakse ikkagi konverentsikeskusesse, mitte hotelli.

Küsimus4:
Mis sinna 35% alla üldse käib?

Vastus4:
Muude lähetusülesande täitmisega seotud kulude hulka kuuluvad pagasivedu, linnasisesed sõidud, sideteenused ja muud töötaja lähetusega seotud kulud, mille hulka ei kuulu töötaja isiklikud kulud (näiteks toitlustuskulud, muuseumi piletid, kingaparandus, riiete pesu, keemiline puhastus jms).

Küsimus5:
Mis saab siis, kui töötaja ei tule pärast lähetust kohe tagasi, vaid jääb veel nädalasele puhkusele?

Vastus5:
Sel juhul ei ole tagasituleku pilet enam mitte lähetusest tagasitulek, vaid puhkuselt tagasitulek. Ja kui firma selle kinni maksab, on tegemist erisoodustusega.

Küsimus 6:
Kui lennuk väljub õhtul kell 10, kas siis selle päeva eest võib ka päevaraha maksta?

Vastus 6:
Ei või. Lennuk peab väljuma vähemalt 3 tundi enne keskööd.

Allikad:
RMP.ee artiklid ja foorum - igasugu probleeme ja artikleid

Maksuameti KKK lähetuse ja erisoodustuse teemadel

Töölähetuse määrus

Töölähetus

Küsimus
Töötaja läheb välismaale lähetusse - kuidas vormistada, mida maksta?

Vastus
Esiteks vormistamine.
Selleks, et töötajale välismaal tekkinud kulusid (nt hotell, takso jms) hüvitada ja päevaraha maksta, peab firma esmalt koostama selle kohta kirjaliku otsuse. Selles peab sisalduma:
1) sihtkoht (kuhu minnakse)
2) kestus (millal ja kui kauaks)
3) ülesanne (mida välismaal tehakse - ja et oleks ikka ettevõtlusega seotud)
4) hüvitatavate lähetuskulude ja päevaraha määrad (mis ulatuses kulud hüvitatakse - tavaliselt hüvitatakse niipalju, kui töölähetuse määrus maksuvabalt lubab välja maksta)

Hiljem, kui töötaja tuleb lähetuselt tagasi, täidab ta ära lähetuse aruande, kuhu paneb kirja, kui palju tal tegelikult majutuseks, transpordiks ja muudeks kuludeks läks. Ja paneb sinna kaasa kulusid tõendavad dokumendid.

Lähetuse otsuste ja aruannete blankette leiab näiteks RMP kodulehelt.

Teiseks maksmine.
Lähetuses käimise võlu on selles, et töötajale saab maksuvabalt maksta päevaraha 500 krooni päevas. See summa võib ka väiksem olla, aga mitte vähem kui 350 krooni. Võrdluseks:
Eesti-sisesel lähetusel on need summad vastavalt 80 ja 50 krooni ehk naeruväärselt väikesed.
Lisaks hüvitatakse tehtud kulud. Millised?
1) sõidupilet (nt lennupilet koos lennujaamamaksudega)
2) majutuskulu max 2000 krooni öö eest (Eesti-sisesel lähetusel max 1200 krooni)
3) reisikindlustus ja viisa
4) muud seotud kulud 35% päevarahast (ehk kui päevaraha makstakse 500 krooni, siis muid kulusid saab hüvitada 500x35%=175 krooni päevas)
Kusjuures nende asjade kohta ei pea töötajal olema korrektselt vormistatud arvet, vaid üldjuhul on vaja lihtsalt "kulu tõendavat dokumenti" (selleks kõlbab ka näiteks viisakoopia, sõidupilet jms).
Ja kuna kõik välismaal tehtud kulud on mingis välisvaluutas, siis kroonidesse ümberarvutamiseks tuleb võtta Eesti Panga kurss, mis kehtis lähetuselt tagasitulekule järgneval päeval.

Näide:
Mait töötab suures filmitootmisfirmas kaameramehena. Ühel päeval otsustakse Mait saata nädalaks Brasiiliasse, et teha filmi Brasiilia tuntud karnevalidest.
Alguses teeb Maidu ülemus lähetuse otsuse, kuhu kirjutab, et saadab Maidu lähetusse, sihtkohaks Rio de Janeiro, Brasiilia, kestuseks 12.03.2008-18.03.2008, eesmärgiks karnevali filmimine; päevaraha maksta 500 krooni ja majutust kuni 2000 krooni ja muid kulusid ka vastavalt seadusele.
Mait käib Brasiilias ära ja tuleb tagasi tunduvalt pruunima ja rõõmsamana. Ostis ise lennupileti, ööbis 6 ööd hotellis ja sõitis taksoga ringi ja tegi filmi.
Nüüd täidab Mait lähetuse aruande, kuhu kirjutab, et palun mulle hüvitada kulud. SÕidupiletite eest 20000 krooni, majutuskulud 6 ööd kokku 2000 BRL-i (see on Brasiilia rahaühik reaal), taksosõidud kokku 100 BRL ja päevarahad 7 päeva a 500 krooni. Arvestab BRL summad ümber eesti kroonidesse (selleks otsib internetist 19.märtsi BRL valuutakursi ja korrutab sellega läbi) ja liidab kõik kokku.
Ja paneb aruandele kaasa lennupileti (või reisibüroo arve), hotelliarved, taksotsekid.
Saadab kogu kupatuse raamatupidamisse ja jääb ootama rahaülekannet. Raamatupidaja kannab raha üle ja makse maksma ei pea, sest kõik summad on alla maksuvabade piirmäärade.

Allikad:
Töölähetuse määrus (kui palju ja mis korra alusel hüvitatakse)

Eesti Pank (valuutakursid - tänased, eilsed ja üleüle...eilsed)

Rio de Janeiro karneval 2009